Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób funkcjonowania działów księgowości, biur rachunkowych oraz całych organizacji. Już nie wystarczy „znać przepisy” – trzeba też umieć przełożyć je na konkretne procedury i codzienną praktykę. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na profesjonalne szkolenia KSeF, dzięki którym zespół może przećwiczyć nowe obowiązki na realnych przykładach zamiast uczyć się wszystkiego metodą prób i błędów.
Podczas takich zajęć uczestnicy krok po kroku poznają cały cykl życia faktury ustrukturyzowanej – od nadania uprawnień w systemie, przez wystawienie dokumentu, jego wysłanie i odbiór, aż po korekty i archiwizację. Dobrze przygotowane szkolenia KSeF pokazują w praktyce, jak wyglądają najczęściej spotykane scenariusze: faktury zaliczkowe, rozliczenia ratalne, sprzedaż ciągła, obsługa dużej liczby kontrahentów czy faktury w walutach obcych. Dzięki temu księgowy i właściciel firmy widzą, z czym realnie będą mierzyć się na co dzień.
Ogromnym atutem, jaki dają szkolenia KSeF, jest także omówienie ryzyk i błędów, które najczęściej popełniają podatnicy. Chodzi m.in. o niewłaściwe nadawanie ról użytkownikom, brak spójnych procedur obiegu dokumentów, mylenie numeru KSeF z numerem faktury czy nieprawidłową komunikację z kontrahentami. Podczas szkolenia omawia się, jak przygotować wewnętrzne instrukcje, aby w razie kontroli móc wykazać dochowanie należytej staranności oraz jasno pokazać, kto za co odpowiada.
Wiele firm podkreśla, że szkolenia KSeF pomagają też usprawnić współpracę z biurem rachunkowym. Przedsiębiorca lepiej rozumie ograniczenia i potrzeby księgowości, a księgowy z kolei otrzymuje narzędzia do tego, by skutecznie „ustawić” klienta pod nowy system. Często efektem szkolenia jest lista konkretnych zadań: aktualizacja umów, dopracowanie komunikacji mailowej, opis ról w KSeF czy harmonogram wdrożenia systemu w firmie.
Warto podkreślić, że szkolenia KSeF nie muszą mieć wyłącznie formy ogólnego wykładu. Coraz popularniejsze są warsztaty dedykowane jednej firmie lub wybranej branży, np. e-commerce, usługom budowlanym czy firmom produkcyjnym. Pozwala to skupić się na rzeczywistych problemach uczestników i przepracować je w oparciu o ich własne dokumenty i procesy.
Dobrze zaplanowane szkolenia KSeF sprawiają, że obowiązek ustawowy przekłada się na realną modernizację obiegu dokumentów. Zamiast chaosu przy wdrożeniu firma zyskuje uporządkowane procedury, lepszą kontrolę nad fakturami i większe bezpieczeństwo podatkowe. To inwestycja, która szybko zwraca się w postaci mniejszej liczby pomyłek, sprawniejszej księgowości i spokojniejszej głowy zarządu.